<< Click to Display Table of Contents >> Navigation:  Noliktavas dokumenti > Pavadzīmes e-pastā

Lai varētu masveidā e-pastā nosūtīt pavadzīmes, nepieciešams

1.izveidot mapi, kurā glabāsies nosūtītās pavadzīmes PDF formātā, pavadzīmes teksta fails (body.html) un pavadzīmes veidni,

2.sakonfigurēt izsūtīšanas laukus, kas ir izdarāms atveros Konfigurācijas logu un sadaļā Noliktava ieliekot pazīmi Izmantot pavadzīmju sūtīšanu e-pastā, kā arī sakonfigurējot atbilstošos laukus un izveidojot nepieciešamās mapes datu uzglabāšanai

MAPES VEIDOŠANA

Lai ērtāk strādāt ar pavadzīmju izsūtīšanu e-pastā, ieteicams izveidot atsevišķu mapi, kurā uzkrāt nepieciešamos dokumentus:

•Pavadzīmes veidni;

•Pavadzīmes PDF failus;

•e-pasta teksta failu body.html formātā.

Izsūtot pavadzīmes e-pastā, tās automātiski tiek saformētas PDF formātā un noglabātas sūtītāja norādītā mapē C diskā vai datu serverī, tāpēc izveidotajā e-pavadzīmju mapē nepieciešams izveidot mapi ar nosaukumu “temp”, kurā izveidotos dokumentus uzglabāt.

LAUKU APRAKSTS

Lai pavadzīmes un rēķini tiktu automātiski izsūtīt e-pastā, nepieciešams sakonfigurēt nepieciešamos laukus:

E-pasta sūtītājs — Jānorāda e-pasts, no kura tiks veikti sūtījumi.

E-pasta tēma — E-pasta tēmas laukā uzrādāmā informācija.

E-pasta teksts — Jānorāda saite uz e-pastā uzrādāmo tekstu. Informācija jāsagatavo tehniskā formātā kā body fails. Ja datorzināšanas nav profesionālā līmenī, ieteicams vērsties pie datorspeciālista, kurš šo failu izveidos! Lauks nav obligāts. Ja fails netiks norādīts – e-pasts tiks nosūtīts bez teksta.

Pielikums (dok.veidne) — Jānorāda saite uz pavadzīmes vai rēķina veidni, kas iepriekš jāsaglabā C diskā vai datu serverī. Veidnes formāts “.dot” vai “.dotx”. Informācija par veidnēm pieejama ŠEIT un ŠEIT.

PDF failu veid.temp dir. — Saite uz PDF formātā izveidoto pavadzīmju novietošanas mapi C diskā vai serverī.

NOSŪTĪŠANA E-PASTĀ

Lai dokumentu (pavadzīmju, rēķinu) izsūtīšana e-pastā būtu veiksmīga, jāievēro noteiktas darbības.

Tā kā visiem dokumentiem tiek izmantota viena veidne, ieteicams atlasīt vienveidīgas pavadzīmes, kurām norādītā veidne ir derīga.

Pēc dokumentu atlasīšanas, pogas “Rīki” nolaižamajā sarakstā jāizvēlas iespēja “Nosūtīt ar e-pastu”

Atvērtajā logā tiks uzrādīta informācija par nosūtāmajiem dokumentiem un Konfigurācijā norādītā pamatinformācija e-pastu veidošanai un nosūtīšanai (skat. "Lauku apraksts")

Ja nepieciešams, šajā logā var veikt korekcijas, piemēram,:

•Izņemt pazīmi par dokumenta nosūtīšanu e-pastā

•Norādīt veidni no veidņu saraksta sistēmā, ieliekot pazīmi Lietot veidni no veidņu saraksta un izvēloties to no nolaižamā saraksta

•Mainīt e-pasta tēmu, body failu, e-pasta sūtītāja e-pastu (pie nosacījuma, ka e-pasts pieejams)

Pēc informācijas pārbaudīšanas var turpināt e-pasta nosūtīšanu, izveidojot failus PDF formātā. Lai to izdarītu, jānospiež poga “Veidot PDF failus”

Lai paātrinātu failu veidošanas ātrdarbību, tiks atvērts informatīvs paziņojums, kas jāapstiprina nospiežot pogu “Jā”, bet, ja nepieciešams atcelt failu veidošanu, tad jānospiež poga “Nē”

Failu veidošanas gaitā, tiks atvērta viena no pavadzīmēm, kurā ieteicams pārbaudīt uzrādīto informāciju!

Par failu veiksmīgu izveidi tiks atvērts informatīvs paziņojums, kas jāapstiprina, nospiežot pogu “Labi”

Ja kādam no partneriem bija izņemta pazīme par e-pasta sūtīšanu, pdf fails netiks izveidots un tas būs redzams attiecīgā partnera rindā lauks “Fails” būs tukšs

Ja informācija atvērtajā pavadzīmes veidnē ir korekta, var turpināt pavadzīmju nosūtīšanu e-pastā nospiežot pogu un apstiprinot atvērto paziņojumu

Par veiksmīgu e-pastu nosūtīšanu tiks atvērts informatīvs paziņojums

BIEŽĀK IESPĒJAMIE KĻŪDU PAZIŅOJUMI

— Nav aizpildīts lauks, kurā jāuzkrāj izveidotie faili (uzrādīta mape failu novietošanai)

vai izmantojamās dokumenta veidnes lauks

vai sistēmā uzglabātās veidnes lauks

 

— nav sakonfigurēts Microsoft Outlook konts.